Whistleblowerpolitik for Optiren

1. Formål

Optiren er forpligtet til at opretholde en høj standard for etik, ansvarlighed og gennemsigtighed. Denne whistleblowerpolitik giver medarbejdere og andre interessenter mulighed for trygt at rapportere om alvorlige forhold, som de observerer, uden frygt for repressalier.

2. Hvem er omfattet?

Politikken gælder for:

  • Alle medarbejdere
  • Leverandører, kunder og andre samarbejdspartnere og øvrige aktører i relation til vores virksomhed

3. Hvad kan rapporteres?

Whistleblowerordningen kan bruges til at rapportere alvorlige overtrædelser, herunder:

  • Lovbrud, fx bedrageri, tyveri eller korruption
  • Overtrædelse af interne retningslinjer
  • Sundheds- og sikkerhedsrisici
  • Diskrimination, mobning eller anden alvorlig upassende adfærd

Bemærk, at ordningen ikke omfatter mindre klager eller personalesager, som skal håndteres via normale procedurer.

4. Hvordan indberetter man?

Indberetninger kan ske på følgende måder:

  • Udfyldt Whistleblower formularen: Udfyld formularen med de obligatoriske oplysninger.
  • Fysisk brev: Indsend et brev til Optiren på adressen: Rugmarken 23C, 3520 Farum mærket "Fortroligt – Whistleblower".

Det er muligt at indgive indberetninger anonymt. Dog opfordrer vi til, at whistleblowere oplyser deres kontaktoplysninger, så vi kan stille opklarende spørgsmål, hvis nødvendigt. Herefter vil din indberetning gå videre til kontaktpersonen for Whistleblowerordningen hos os.

5. Fortrolighed og anonymitet

Alle indberetninger behandles med høj fortrolighed. Hvis ønsket, kan whistlebloweren forblive anonym. Kun en begrænset kreds af personer vil få adgang til oplysningerne, og dette vil udelukkende ske for at undersøge sagen.

6. Beskyttelse mod repressalier

Optiren tolererer ikke nogen form for repressalier mod personer, der i god tro indberetter bekymringer. Enhver, der forsøger at hævne sig mod en whistleblower, vil blive underlagt disciplinære foranstaltninger.

7. Behandling af indberetninger

Når en indberetning modtages:

  • Bekræftes modtagelsen inden for 7 dage (medmindre den er anonym).
  • Undersøges sagen grundigt og upartisk af en ansvarlig person eller ekstern rådgiver.
  • Inden for 3 måneder gives der feedback om sagen, så vidt muligt, uden at kompromittere fortroligheden.

8. Kontaktperson

For spørgsmål om denne politik eller whistleblowerordningen, kontakt:

Kerim Cakmak. Indehaver
Tlf: 31171147
Mail: kcaptiren.dk

9. Ikrafttræden

Denne politik er gældende fra 17.12.2023 og vil blive revideret årligt for at sikre, at den forbliver relevant og effektiv.